Một quy trình vận hành kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy nên, để việc quản lý kho thực sự phát huy tốt, doanh nghiệp cần phải nắm vững và xây dựng cho mình một quy trình chính trong hoạt động của kho hàng chuẩn và đồng nhất.
Tham Khảo Quy Trình Vận Hành Kho Chuẩn
1. Quy trình nhận hàng: Hình thức phân loại xử lý sản phẩm
Quy trình nhận hàng phụ thuộc hoàn toàn vào các yêu cầu của khách hàng và cách thiết lập hệ thống.
Cách tốt nhất để bắt đầu quy trình tiếp nhận hàng là thông qua Thông báo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp. Với thông tin này trên hệ thống, các nhà vận hành có thể quét mã vạch gửi hàng để đưa lên ASN. Nếu giao hàng khớp với ASN, thì hàng hóa có thể được đưa vào hệ thống nhận.
Tuy nhiên, tại thời điểm này, hàng hóa vẫn được xem như đang xử lí, mặc dù có thể hàng hóa đã sẵn sàng cho công đoạn cất hàng. Một số hệ thống cho phép hàng hóa được nhận vào hàng tồn kho tại thời điểm này, trong khi các hệ thống khác lại yêu cầu hàng hóa được gửi đến một vị trí hàng tồn kho cụ thể trước khi vị trí tồn kho được cập nhật.
Quy trình nhận hàng có thể được áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ, đồ vật, lít, hộp, gói, thùng, kilôgram hoặc pallet.
2. Quy trình cất hàng vào vị trí được xác định từ trước
Trong quy trình vận hành kho, quá trình cất hàng được bắt đầu khi các nhân viên vận hành kho nhận lệnh cất hàng từ hệ thống ERP của doanh nghiệp (Enterprise Resource Program) hoặc Hệ thống WMS (Quản lý Kho hàng). Sau đó, nhân viên kho tiến hành quét mã vạch hàng hóa có liên quan để chuẩn bị cho hoạt động cất hàng.
Trong trường hợp hàng hóa không có mã vạch, thì công đoạn nhập hàng thủ công có thể được nhân viên vận hành thực hiện, để xác nhận rằng hàng hóa đã được xác thực. Tại thời điểm này, hệ thống sẽ chỉ đạo nhân viên vận chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ có liên quan.
Cuối cùng, một khi các mặt hàng đã có mặt tại khu vực được chỉ định, nhân viên vận hành sẽ quét mã vạch hoặc xác nhận thủ công rằng vị trí chính xác đã được tìm thấy, sau đó đặt hàng hóa vào vị trí trước khi xác nhận rằng quá trình cất hàng hoàn tất.
3. Lấy hàng
Có hai phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:
- Sơ cấp: Trong một số trường hợp, công đoạn lấy hàng sơ cấp được xem là bước chấm dứt giai đoạn lấy hàng. Tại giai đoạn thứ nhất trong quá trình lấy hàng này, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đang xử lý hoặc nơi đóng gói để hoàn thành, ký nhận và phân phối.
- Thứ cấp: Là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng. Một số hàng hóa sơ cấp sẽ tiếp tục được xử lí trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại hệ thống.
Có thể nói rằng, với sự bùng nổ và phát triển nhanh chóng, đòi hỏi tốc độ giao hàng siêu tốc đáp ứng nhu cầu khách hàng của các đơn vị bán hàng trực tuyến, nhiều công ty, đơn vị quản lý kho đang ưu tiên sử dụng quy trình lấy hàng thứ cấp.
4. Đóng gói
Quy tắc đóng gói hàng hóa sẽ có sự khác nhau tại mỗi trung tâm/đơn vị phân phối. Tuy nhiên, quy trình đóng gói cơ bản thường tuân theo 5 quy tắc tóm gọn như sau:
+ Hàng hóa phải được theo dõi từ vị trí mà chúng được lưu trữ, cùng với ngày, thời gian và mã hàng.
+ Kiểm tra độ chính xác và bảo đảm chất lượng phải được xây dựng trong quy trình.
+ Việc lấy hàng từ các khu vực khác nhau trong nhà kho phải dễ dàng được kết hợp và được quản lý bởi hệ thống để đảm bảo hoàn thành đơn đặt hàng.
+ Hàng hóa phải được đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị, mức độ dễ vỡ, yêu cầu vệ sinh và luật hiện hành.
+ Các lô hàng phải luôn được theo dõi bằng hệ thống đối với các chứng từ và số hóa đơn để truy nguyên nguồn gốc trong tương lai.
5. Phân phối
Khả năng chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng cho việc khởi hành, vừa kịp lúc cho người chuyên chở xếp hàng lên xe tải chính là bí mật đằng sau sự thành công của hoạt động phân phối hàng hóa tại các trung tâm kho vận. Nhà quản lý hay nhận viên vận hành kho của trung tâm phân phối phải dự báo được và sắp xếp các hoạt động đóng gói và phân phối theo thời gian đến nhận hàng của nhà cung cấp dịch vụ một cách kịp thời. Ví dụ, nếu hàng hóa đã sẵn sàng quá sớm, sẽ gây xáo trộn trong các khu vực xử lí, trong khi nếu việc phân phối bị trễ hơn so với kế hoạch, sẽ trì hoãn việc tải hàng và có khả năng gây ra việc giao hàng trễ.
6. Quy trình xử lí hàng hóa bị hoàn trả lại (Return)
Quá trình xử lí hàng hóa bị trả lại là một phần phức tạp gắn với các hoạt động kinh doanh. Đặc biệt trong kỷ nguyên phát triển bùng nổ của thương mại điện tử như hiện nay, khối lượng hàng hóa bị hoàn trả lại luôn là một vấn đề nan giải của các doanh nghiệp kinh doanh online hiện nay.
Sau đây là một số quy tắc cần tuân thủ khi thực hiện việc xử lý hàng hóa bị hoàn trả về:
+ Khi khách hàng không nhận hàng: tổng kết và thống kê, phân loại các mặt hàng bị hoàn trả đồng thời tìm hiểu lý do trả hàng để có cách xử lý phù hợp tùy từng trường hợp.
+ Tất cả hàng hóa được thu hồi phải được theo dõi: theo đơn hàng, chứng từ và hóa đơn.
+ Các công ty phải có quy trình trả về để xác định các hoạt động xử lí hàng hóa sau khi đã nhận lại tại kho, ví dụ: trở về kho, sửa chữa, phá hủy, loại bỏ, tái chế, trả lại nhà sản xuất, v.v.
+ Tất cả các khoản tín dụng phải được ghi lại cùng với lý do tại sao hàng hóa được trả lại.
+ Thông tin về hàng tồn kho phải được cập nhật khi hàng hóa được trả lại để lưu trữ trong kho, hoặc sử dụng cho mục đích khác.
7. Quá trình thêm giá trị cho sản phẩm
Quá trình thêm giá trị cho sản phẩm thực chất là các hoạt động liên quan đến sản phẩm để làm cho sản phẩm đó sẵn sàng để bán, là một phần của hoạt động kinh doanh, nơi sản phẩm được sản xuất, thu thập, lắp ráp, gắn nhãn lại, sửa đổi hoặc thực hiện thêm các quy trình thêm giá trị cho sản phẩm khác.
Trong quy trình vận hành kho, quá trình thêm giá trị này có thể phức tạp, đặc biệt khi nhiều thành phần khác nhau được kết hợp để tạo thành một sản phẩm mới. Trong những năm qua, để hỗ trợ quá trình này rất nhiều hệ thống đã ra đời và được phát triển. Tuy nhiên, lại có rất nhiều công ty tìm thấy bản ghi các thành phần giá trị gia tăng có thể không tương thích với cách hệ thống Logistics hoặc ERP hoặc WMS thông thường đã được thiết lập. Sự phức tạp xung quanh việc xử lý các quy trình thêm giá trị và tính chất thay đổi của các sản phẩm thành phần trong và ngoài các vị trí kệ có thể gây khó khăn hơn cho quá trình này.
Vì sao nên chọn Nguyên Hà Logistics – Quy trình vận hành kho hiệu quả
Với hệ thống nhà kho rộng rãi, ngay trung tâm thành phố, giao thông thuận lợi trong việc trung chuyển, phân phối hàng hóa đến các chi nhánh, hệ thống đại lý, cơ sở bán hàng,… của các doanh nghiệp. Cùng công nghệ quản lý hàng theo hệ thống và quy trình vận hành kho hiệu quả Khi đến với Nguyên Hà Logistics bạn sẽ nhận được từ chúng tôi những điều sau:
1. Nhanh và Chính Xác
Sau khi sử dụng hệ thống và đã phân ca cụ thể: Hàng nhập được kiểm soát trong thời gian quy định đối với lượng hàng nhập vào một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Chuyên Nghiệp
Đội ngũ nhân viên năng động, tràn đầy nhiệt huyết sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ hoàn thiện nhất bởi thái độ và trách nhiệm chuyên nghiệp nhất.
3. Uy Tín
Quy trình vận hành kho của chúng tôi không thể hoàn thiện hơn được nữa bởi sự chính xác của quy trình đóng gói, bảo quản và sự cẩn thận, chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên.
4. Linh Hoạt
Với việc kiểm soát nhiều hơn nên kho riêng có tính linh hoạt cao hơn về thiết kế và vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các đặc tính của sản phẩm, nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng. Ngoài ra, các kho riêng cũng có thể được thay đổi thông qua việc mở rộng hoặc cải tạo lại tạo điều kiện thuận lợi để thay đổi sản phẩm.
5. Tiện Ích
Hệ thống phần mềm thông minh, hiện đại giúp bạn dễ dàng kiểm soát, định vị và giám sát hàng hóa mọi lúc mọi nơi.
6. Tiết Kiệm
Chúng tôi mang đến cho bạn sự cạnh tranh về giá cả tốt nhất.
Xem thêm: Chuỗi cung ứng tổng thể
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng Bạn Hotline: 0768.114.567
By Duong Thuy