Sự phát triển của nền kinh tế ngày càng cao, quy trình giao nhận hàng hóa nhằm đảm bảo yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng sẽ tăng lên. Do đó, những cam kết về thời gian, giá cả cạnh tranh và để phục vụ khách hàng tốt nhất cũng cần có quy trình giao nhận hàng hóa chuẩn và chặt chẽ để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng đúng như những gì đã cam kết.
Quy trình giao nhận hàng hóa
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng
Khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa sẽ liên hệ đơn vị dịch vụ vận chuyển qua hotline hoặc để lại thông tin liên hệ qua các kênh truyền thông. Như website hoặc mạng xã hội Facebook, Zalo,…. Nhân viên công ty dịch vụ vận chuyển sau khi tiếp nhận thông sẽ liên hệ lấy yêu cầu của khách hàng, tư vấn giải pháp thích hợp.
Tùy trường hợp, nhân viên tư vấn có thể xác minh qua điện thoại về trọng lượng, kích thước, số lượng hàng hóa, cung đường vận chuyển,… Hoặc có thể cử nhân viên tư vấn đến gặp và làm việc trực tiếp với khách hàng.
Sau khi ghi nhận đầy đủ thông tin và yêu cầu từ khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành báo giá dịch vụ và đi đến thống nhất với khách hàng trước khi tiến hành bước tiếp theo.
Bước 2: Lấy hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
Sau khi tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng và đạt được thỏa thuận về báo giá, công ty vận chuyển sẽ cử người và các phương tiện vận chuyển xuống tận nơi tập kết hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.
Quy trình nhận hàng sẽ được giám sát bởi khách hàng và được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nếu quý khách hàng không có thời gian đóng gói hàng hóa. Bên công ty đơn vị vận chuyển cũng sẽ có dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy theo nhu cầu.
Chẳng hạn: đóng gói hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc, linh kiện điện tử …. để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó hai bên sẽ ký vào biên bản giao nhận hàng hóa.
Xem mẫu biên bản bàn giao hàng hóa
Bước 3: Vận chuyển hàng tới nơi yêu cầu
Sau khi nhận hàng hóa và bốc xếp lên các phương tiện vận chuyển phù hợp, công ty vận chuyển sẽ tiến hành di chuyển hàng hóa tới nơi nhận theo yêu cầu của khách hàng đã thỏa thuận trước đó.
Quá trình di chuyển hàng hóa này sẽ được đơn vị vận chuyển thực hiện theo đúng quy trình giao nhận hàng hóa sẽ đảm bảo an toàn cho hàng hóa được vận chuyển, tránh tình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa.
Thời gian vận chuyển hàng hóa sẽ phụ thuộc vào cung đường tới địa điểm nhận, tập kết mà khách hàng yêu cầu.
Tuy nhiên, hầu hết các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ cam kết vận chuyển hàng hóa đúng thời gian như trong bản hợp đồng đã thỏa thuận với khách hàng trước đó. Trừ các trường hợp bất ngờ như thiên tai, lũ lụt…
Bước 4: Giao hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Sau khi vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận theo yêu cầu của khách hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ cho nhân viên bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống và vận chuyển vào địa điểm tập kết theo yêu cầu của khách hàng, đây là dịch vụ đi kèm.
Tuy nhiên, với những địa điểm tập kết hàng hóa xa, mất nhiều thời gian, nhân lực khách hàng sẽ cần phải trả thêm chi phí.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành xong việc giao hàng khách hàng sẽ tiến hành ký vào biên bản giao nhận hàng hóa cuối cùng. Việc thanh toán sẽ được thực hiện theo như thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng.
Lấy hàng
Có 2 cách lấy hàng tùy theo yêu cầu của khách hàng đã được thỏa thuận. Đó là: Khách hàng tự mang hàng đến kho bãi của đơn vị vận chuyển hoặc công ty dịch vụ vận chuyển sẽ đến nhận hàng tận nơi.
Tập kết hàng hóa tại kho
Hàng hóa sẽ được tập kết tại kho để phân loại và điều phối xe vận chuyển phù hợp.
Đối với những khách hàng vận chuyển hàng nhỏ lẻ, hàng hóa sẽ được tập kết tại kho và phân loại hàng, thời gian, địa điểm giao để bố trí xe phù hợp.
Giao chuyển tận nơi
Hàng hóa sau khi được phân loại và sắp xếp lịch trình phù hợp sẽ được vận chuyển đến đúng địa chỉ và thời gian khách hàng yêu cầu. Nhân viên bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống và vận chuyển vào địa điểm tập kết theo yêu cầu của khách hàng
By Duong Thuy